Privacy statement Alumni

In dit Privacy statement staat beschreven hoe de Universiteit van Amsterdam (hierna: “UvA”, “wij” of “ons”) persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van contact met alumni.

In het UvA-Privacy statement vind je informatie over de doelen en werkwijze met betrekking tot persoonsgegevens die via de UvA-website(s) worden verkregen (waaronder tevens alumni.uva.nl een www.auf.nl).

Wij kunnen het Privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. Dit Privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 25 mei 2018.

1. Over de UvA

Het College van Bestuur van de UvA is voor de verwerkingen die in dit Privacy statement aan de orde komen de verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit houdt in dat de UvA beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De UvA is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van uw persoonsgegevens.

De UvA is gevestigd aan het Spui 21, 1012 WX te Amsterdam. Ons postadres is Postbus 19268, 1000 WX Amsterdam. Met vragen kun je een e-mail sturen naar avg@uva.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dit Privacy statement geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het contact met alumni. Onder een ‘alumnus’ wordt verstaan een ieder die aan de UvA een studie heeft afgerond en hiervoor een diploma heeft behaald. Als je bij ons gestudeerd hebt, dan beschikken we over je persoonsgegevens. We zijn wettelijk verplicht een deel van deze gegevens te bewaren, bijvoorbeeld om aan te kunnen tonen dat je een diploma bij ons behaald hebt. Andere gegevens bewaren we om in contact met je te kunnen blijven.

Hiervoor gebruiken wij de volgende gegevens:

  • naam, adres, woonplaats;
  • telefoonnummer, e-mailadres;
  • geboortedatum, geslacht;
  • taalvoorkeur;
  • studiegegevens (zoals de studie die jij hebt gevolg en jouw afstudeerjaar);
  • carrière-informatie en informatie over evenementen waarbij jij aanwezig bent geweest;
  • bank- en betaalgegevens.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het alumnicontact heeft – meer specifiek - betrekking op de volgende doelen:

  • Contact houden met onze alumni;
  • Bieden van dienstverlening, zoals bijvoorbeeld netwerk- en kennisbijeenkomsten;
  • Informeren over relevant nieuws, ontwikkelingen aan de UvA en ontwikkelingen specifiek binnen jouw vakgebied;
  • Evalueren van het curriculum, opleiding en het beroepsperspectief.

4. Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd?

Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van het contact met alumni is dat de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’.

Wanneer je geen contact meer wenst dan verwijderen wij alle contactgegevens. 

5. Nieuwsbrieven

Wij willen jou graag op de hoogte houden van ontwikkelingen met betrekking tot de UvA en het alumninetwerk. Verder nodigen we je graag uit voor evenementen die we organiseren. Dit doen wij via post en via e-mail. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Daarnaast geven wij in elke papieren nieuwsbrief aan hoe je je voor het ontvangen van dergelijke post kunt afmelden.

6. Aan wie verstrekt de UvA persoonsgegevens?

Om jou van dienst te kunnen zijn en om onze werkzaamheden uit te voeren, schakelen wij andere partijen in om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Derden die wij inschakelen zijn bijvoorbeeld tevredenheidsonderzoekers. Voor sommige doorgiften moeten wij jouw toestemming vragen. Soms zijn wij wettelijk verplicht of dwingt een rechter ons om persoonsgegevens te verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, de politie of de toezichthouder.

Als wij persoonsgegevens laten verwerken door een derde partij en wij de zeggenschap hebben en behouden over de verwerking, sluiten wij met deze zogenaamde verwerkers een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Hierin maken wij afspraken over onder meer het doel, de duur en de omvang van de verwerking, de bewaartermijnen en de beveiligingsmaatregelen van de persoonsgegevens. Een verwerker, in de zin van de AVG, kan bijvoorbeeld een partij zijn die bepaalde IT-werkzaamheden voor ons verricht of post bezorgt.

7. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

8. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van alumnicontact bewaren wij in principe levenslang, omdat de UvA graag blijvend contact onderhoudt met haar alumni. Persoonsgegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt, verwijderen we op het moment dat deze bewaartermijn is verstreken. Mocht je willen dat wij je gegevens eerder verwijderen, dien dan een verzoek in via onderstaande contactgegevens. 

9. Jouw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kun je deze stellen via relatiebeheer@uva.nl. Wij helpen je graag verder.

Je hebt de volgende rechten waarvoor je bij ons een verzoek voor kunt indienen:

  • inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
  • het laten corrigeren van fouten; en
  • het laten verwijderen van persoonsgegevens.

Om in dit kader een verzoek aan ons te doen kun je contact met ons opnemen via relatiebeheer@uva.nl.

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, kun je via fg@uva.nl een klacht indienen bij de FG. De FG is de schakel tussen de UvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt de klacht of het verzoek en neemt hierover een besluit.

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam

25 mei 2018